İşlemin temel belgesi, günlük dilde veraset ilamı denilen mirasçılık belgesidir. Kimlerin mirasçı olduğunu ve miras paylarını gösterir; hangi evin hangi mirasçıya bırakıldığını tek başına belirlemez. Belge, koşullarına göre noterlikten veya sulh hukuk mahkemesinden alınır. Almanya’da oturmak tek başına noterlik yolunu kapatmaz. Ancak yabancılar tarafından belge istenmesi, nüfus kayıtlarının yeterli olmaması veya yargılama gerekmesi hâlinde sulh hukuk mahkemesine başvurulur.
Almanya’dan alınmış Erbschein’ın apostilli olması, belgenin Türk tapusunda doğrudan kullanılabileceği anlamına gelmez. Türkiye’deki taşınmaz yönünden Türk mahkemesinden mirasçılık belgesi alınması veya yabancı belgenin kullanılabilmesi için gereken mahkeme işlemleri değerlendirilir. Vasiyetname varsa, bir kişinin mirasçı atanmasıyla belirli bir taşınmazın kendisine vasiyet edilmesi ayrılır; ikinci durumda tescile esas belgeler değişebilir. Tapu Sicili Tüzüğü, mirasçı ve vasiyet alacaklısının başvurularını farklı düzenler. Tapu Sicili Tüzüğü, m. 20.
Tapu kaydı hâlâ büyükbaba veya büyükanne adına olup aradaki mirasçı da ölmüşse, yalnız son ölene ait veraset ilamı yeterli olmayabilir. Ölüm sırasına göre mirasçılık zincirinin kurulması gerekir. Türkiye nüfus kayıtlarında görünmeyen ölüm, evlilik veya soyadı değişiklikleri de belge alınmasını geciktirebilir. Yabancı ölüm ve aile durum belgelerinde apostil, tercüme ve tasdik ihtiyacı belgenin türüne ve uygulanabilecek uluslararası muafiyete göre belirlenir; her yabancı belge için aynı işlemler aranmaz.
Almanya’dan yürütülecek dosyada vekâletnamenin kapsamı, yapılacak işlemlerden hareketle hazırlanmalıdır. Mirasçılık belgesi başvurusu, taşınmaz kayıtlarının araştırılması, vergi işlemleri ve tapu intikali için gerekli yetkiler birlikte ele alınabilir. Yalnız intikal yetkisi içeren vekâletname, taşınmazı satma yetkisi vermez. Paylaşma veya satış da planlanıyorsa, bunlara ilişkin yetkiler ayrıca düzenlenmelidir. Vekâletnamenin başlığında “genel” yazması bu eksikliği gidermez.
Türk konsolosluğunda Türk noterlik mevzuatına göre düzenlenen vekâletname için Türkiye’de kullanım amacıyla ayrıca apostil aranmaz. Alman noterinde düzenlenen vekâletnamede ise tapuda kullanılmaya uygun düzenleme şekli, fotoğraf, apostil ve usulüne uygun onaylı Türkçe tercüme gündeme gelir. Salt imza onayıyla yetinilen bir belge tapu işlemini karşılamayabilir. Apostil, resmî imza, imzalayanın sıfatı ve mühür bakımından doğrulama sağlar; eksik yetkiyi veya şekil şartını tamamlamaz. Tercümenin Türkiye’de noter onaylı olması yahut konsoloslukta kabul edilen usulle onaylanması gerekir. TKGM, Yurt Dışında Düzenlenen Vekâletnameler Rehberi.
Mirasçı, bu hazırlıkla Türkiye’ye gelmeden temsil edilebilir. Vekil, yetkisi kapsamında başvuruları yapar, eksikleri tamamlar ve tapu işlemini takip eder. Başvurunun elektronik ortamda başlatılması ise temsil yetkisi veya işlemin tamamlanmasıyla aynı şey değildir; gereken imza ve belge doğrulamalarının ayrıca karşılanması gerekir.
Vatandaşlık durumu da baştan açıklığa kavuşturulmalıdır. Türk vatandaşlığını koruyan Türk-Alman çifte vatandaş, Türkiye’de Türk vatandaşı olarak işlem yapar. Doğumla Türk vatandaşı olup izinle vatandaşlıktan çıkan ve Mavi Kart hükümlerinden yararlanan kişiler için de korunan haklar dikkate alınır. Bu statü, diğer yabancı uyruklu başvurularından farklı değerlendirilir; gerektiğinde ilgili nüfus kaydıyla doğrulanır.
Diğer yabancı mirasçılarda vatandaşlık, ülke bazındaki edinim koşulları ve taşınmazın konumu ile niteliğine bağlı kanuni sınırlamalar ayrıca incelenir. Almanya’da ikamet etmekle Alman vatandaşı olmak farklıdır. Miras yoluyla edinim de bütün sınırlamaların kalktığı anlamına gelmez. Kimlik, pasaport ve eski Türk nüfus kaydı arasındaki bağlantının kurulması, özellikle vatandaşlık değişikliği bulunan dosyalarda işlem süresini etkileyebilir. TKGM, Yabancılara İlişkin Tapu İşlemlerinde Kimlik Tespiti.
Veraset ve intikal vergisi ile tapu intikali ayrı işlemlerdir. Miras kalan taşınmazın mirasçılar adına tescili, verginin tahakkuku beklenmeden yapılabilir. Bu nedenle vergi borcunun tamamının ödenmesini her intikal başvurusunun ön şartı saymak doğru değildir. Tapunun alınmış olması da beyanname verme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. TKGM, Veraset ve İntikal İlişiği Genelgesi.
Almanya’da bulunan mirasçı açısından beyan süresi, ölüm Almanya’da gerçekleşmişse dört ay, Türkiye’de gerçekleşmişse altı ay, başka bir yabancı ülkede gerçekleşmişse sekiz aydır. Süre ölüm tarihinden hesaplanır; veraset ilamının alınmasıyla başlamaz. İstisna tutarının altında kalan miras için de beyanname gerekir. Taşınmazın beyanında, kural olarak ölüm yılındaki emlak vergisi değeri esas alınır. Tahakkuk eden vergi üç yılda, mayıs ve kasım aylarında altı eşit taksitte ödenir.
Satış yapılacaksa farklı bir koşul gündeme gelir: Satılacak taşınmaza veya hisseye düşen verginin tamamının ödenmesi ya da mevzuata uygun teminatla vergi ilişiğinin çözülmesi gerekir. Vergi dairesinin ilişik kesme işlemi tamamlanmadan taksitlerin henüz vadesinin gelmemiş olmasına dayanılarak olağan satış yapılamaz. GİB, Mirasçıların Vergisel Yükümlülükleri Rehberi.
Birden fazla mirasçıda, elbirliği mülkiyeti şeklinde intikal için mirasçılardan biri başvurabilir; tescil bütün mirasçılar adına yapılır. Bu başvuru diğer mirasçıların taşınmazını satma yetkisi vermez. Paylaşma ise taşınmazların mirasçılar arasında hukuken dağıtılmasıdır. Anlaşmalı paylaşmada gerekli şekil ve tescil şartları karşılanır. Elbirliği mülkiyetinin paylı mülkiyete çevrilmesi de taşınmazın fiziksel olarak bölünmesi değildir.
Taşınmazın tamamının anlaşmayla satışında bütün maliklerin veya yetkili temsilcilerinin katılımı gerekir. Paylı mülkiyet kurulmuşsa yalnız bir payın satışı ayrıca değerlendirilir; üçüncü kişiye satışta diğer paydaşların yasal önalım hakkı gündeme gelebilir. Anlaşmazlık hâlinde paylaşma veya ortaklığın giderilmesi yolu incelenir. İntikal yapılması, bu uyuşmazlığı kendiliğinden çözmez. Türk Medeni Kanunu, m. 640, 642 ve 732.
Satıştan önce güncel tapu kaydındaki ipotek, haciz ve tedbirler, satış vekâletnamesinin kapsamı ve işleme özgü belgeler kontrol edilir. Eksik mirasçı bilgisi, yanlış kimlik numarası, eski soyadı veya değişmiş ada ve parsel numarası, hak sahibinin veya taşınmazın belirlenmesini engelleyebilir. Örneğin işlem yetkisi vekâletnamenin hukuken yeterliliğiyle ilgilidir; eski ve yeni soyadını bağlayan nüfus belgesi ise kayıttaki farklılığı gidermek için istenebilir. Bu tamamlayıcı belgenin her mirasçıdan istenmesi gerekmez. Başvurudan önce kayıtları karşılaştırmak, Almanya’da yeniden belge düzenletilmesini gerektirebilecek eksikleri erken ortaya çıkarır.